Quản trị sự thay đổi 2025

Quản trị sự thay đổi - Biến thách thức thành cơ hội bứt phá

1. Tăng cường cảm giác cấp bách

Thay đổi bắt đầu từ việc nhận thức được sự cấp bách. Nếu tổ chức không cảm nhận rõ ràng áp lực từ thị trường, từ khách hàng, hoặc từ chính nội bộ, thì động lực để chuyển mình sẽ khó hình thành. Hãy tạo ra một "ngọn lửa" thúc đẩy, một lý do đủ mạnh để toàn đội ngũ cảm thấy: "Chúng ta phải hành động ngay, hoặc sẽ bị bỏ lại phía sau!"

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một công ty bán lẻ cảm nhận rõ sự sụt giảm doanh số khi các đối thủ đã chuyển sang kinh doanh trực tuyến hiệu quả hơn. Lãnh đạo nhận ra rằng nếu không áp dụng thương mại điện tử, công ty sẽ mất thị phần lớn. Việc họp khẩn cấp và công bố kế hoạch phát triển kênh online đã tạo động lực cho toàn đội bắt đầu thay đổi ngay lập tức.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một người nhận ra sức khỏe mình giảm sút khi cân nặng tăng cao và bác sĩ cảnh báo nguy cơ bệnh tim mạch. Lời khuyên của bác sĩ tạo cảm giác cấp bách, thúc đẩy họ lập kế hoạch tập luyện và thay đổi chế độ ăn uống ngay.

2. Thành lập nhóm dẫn dắt nòng cốt

Không một cá nhân nào có thể thay đổi toàn bộ tổ chức một mình. Thành lập một nhóm gồm những người có tầm ảnh hưởng, đầy đam mê, và kỹ năng lãnh đạo là bước quan trọng để định hướng và thúc đẩy sự thay đổi. Đội ngũ này sẽ là trái tim, bộ não và cánh tay hành động của toàn bộ kế hoạch thay đổi.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Khi một công ty công nghệ triển khai chuyển đổi số, họ thành lập một đội dự án bao gồm các trưởng phòng từ IT, kinh doanh và nhân sự. Đội nhóm này đưa ra các giải pháp đồng bộ, vừa thực tế vừa tối ưu, giúp mọi bộ phận phối hợp tốt trong quá trình chuyển đổi.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một nhóm bạn trẻ muốn tổ chức một chiến dịch trồng cây trong khu phố của họ. Họ chọn ra một nhóm nòng cốt bao gồm người có khả năng tổ chức, người kết nối tài trợ, và người điều phối tình nguyện viên. Chính nhóm này đã đưa chiến dịch thành công và lan tỏa ý nghĩa đến cộng đồng.

3. Xác định đúng tầm nhìn

Tầm nhìn là ngọn hải đăng dẫn đường, giúp mọi người hiểu được đích đến của sự thay đổi. Một tầm nhìn rõ ràng, mạnh mẽ sẽ tạo động lực và sự đồng thuận, giúp toàn đội tiến lên cùng một hướng.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một công ty startup xác định tầm nhìn trở thành nền tảng giao hàng nhanh nhất khu vực Đông Nam Á, từ đó họ tập trung toàn bộ nguồn lực vào việc phát triển công nghệ AI và mở rộng mạng lưới đối tác giao hàng.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một gia đình muốn cải thiện chất lượng cuộc sống đã đặt tầm nhìn là mua một căn nhà ở khu vực tốt hơn trong 3 năm tới. Điều này giúp họ lên kế hoạch tài chính rõ ràng, tiết kiệm đều đặn và cắt giảm các chi phí không cần thiết.

4. Truyền đạt tầm nhìn

Một tầm nhìn mạnh mẽ chỉ có ý nghĩa khi nó được truyền đạt đến từng người trong tổ chức. Hãy kể câu chuyện của sự thay đổi một cách truyền cảm hứng, làm sáng rõ ý nghĩa và lợi ích của nó. Khi mọi người hiểu và cảm nhận được giá trị, họ sẽ dễ dàng cam kết và tham gia.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: CEO của một công ty sản xuất chia sẻ với nhân viên về tầm nhìn chuyển đổi xanh, nhấn mạnh lợi ích của việc giảm thiểu khí thải không chỉ giúp bảo vệ môi trường mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một người mẹ muốn khuyến khích các con tham gia học bơi. Thay vì ép buộc, cô ấy kể những câu chuyện về niềm vui khi biết bơi, sự tự tin khi đi biển, và cách bơi có thể cứu sống bản thân hoặc người khác.

5. Thực thi hành động, loại bỏ trở ngại

Không có hành trình thay đổi nào suôn sẻ, và việc đối mặt với những rào cản là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, mỗi trở ngại là một cơ hội để chứng tỏ tinh thần quyết liệt. Hãy loại bỏ từng chướng ngại vật, từ các quy trình không hiệu quả đến những tư duy cũ kỹ, để mở đường cho sự chuyển đổi.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một ngân hàng muốn triển khai ứng dụng di động gặp trở ngại từ các quy trình phê duyệt chậm chạp. Họ loại bỏ các bước không cần thiết, áp dụng chữ ký số, giúp rút ngắn thời gian triển khai từ 6 tháng xuống còn 3 tháng.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một người muốn học ngoại ngữ nhưng luôn trì hoãn vì bận rộn. Họ quyết định loại bỏ rào cản bằng cách học qua ứng dụng trên điện thoại trong thời gian chờ xe bus hoặc giải lao, biến thời gian "chết" thành cơ hội học tập.

6. Tạo cảm giác thành tựu trong ngắn hạn

Thay đổi dài hạn đôi khi khiến mọi người cảm thấy mệt mỏi. Vì vậy, hãy chia nhỏ mục tiêu và kỷ niệm từng thành công nhỏ. Những "trái ngọt" ban đầu không chỉ tăng cường niềm tin, mà còn giữ vững tinh thần cho cả đội.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một công ty quyết định triển khai KPI trên toàn tổ chức. Thay vì làm đồng loạt, họ bắt đầu từ phòng kinh doanh, nhanh chóng đạt được hiệu quả bán hàng tăng 20% trong tháng đầu tiên, tạo động lực để các phòng ban khác học hỏi và áp dụng.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một người muốn giảm cân 10kg trong 6 tháng. Họ chia mục tiêu thành từng mốc nhỏ và ăn mừng khi giảm được 2kg trong tháng đầu tiên, giúp họ có thêm động lực để tiếp tục.

7. Mở rộng dựa trên sự thay đổi

Khi đã đạt được một số thành công, đừng tự mãn. Hãy tận dụng động lực đó để mở rộng thay đổi, cải tiến các quy trình và tạo ra những bước tiến mới. Sự thay đổi cần liên tục được củng cố để trở thành một phần không thể thiếu của tổ chức.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một công ty sau khi thành công với chiến lược bán hàng qua mạng xã hội đã mở rộng sang các nền tảng thương mại điện tử quốc tế như Amazon và eBay, tăng doanh thu gấp 3 lần.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một người cải thiện sức khỏe bằng cách tập yoga hàng ngày và sau đó mở rộng thành chạy bộ cuối tuần, giúp tăng cường cả thể lực lẫn tinh thần.

8. Gắn sự thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp

Bước cuối cùng – và cũng là quan trọng nhất – là đưa thay đổi trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cam kết lâu dài, cùng với việc xây dựng các giá trị, hệ thống và quy trình hỗ trợ để đảm bảo sự thay đổi được duy trì bền vững.

• Ví dụ trong công việc/sự nghiệp: Một công ty áp dụng văn hóa “làm việc linh hoạt” không chỉ dừng ở việc cho phép làm việc từ xa, mà còn xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả công việc và tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm để thúc đẩy thói quen này.
• Ví dụ trong cuộc sống: Một gia đình áp dụng lối sống xanh không chỉ bằng cách phân loại rác mà còn tạo thói quen tái sử dụng đồ cũ và trồng cây trong vườn, biến nó thành lối sống thường nhật cho cả nhà.

Kết luận

Thay đổi không dễ dàng, nhưng nếu được quản trị đúng cách, nó không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội để phát triển và bứt phá. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, tạo ra niềm tin và giữ lửa đam mê. Chính bạn có thể trở thành người truyền cảm hứng, dẫn dắt tổ chức hoặc gia đình mình đến những thành công vượt mong đợi!

Create by Nguyễn Thanh Xuân – SprinGO dựa trên nguyên lý của Kotter